FORMATE PARA SER UNA BUENA SECRETARIA O ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

| 2018-10-15T18:32:35+00:00 15 octubre, 2018|Área Empresa|Sin comentarios

La palabra secretaria proviene de un vocablo latino relativo al secreto, y es que así se denominaba a los empleados de gran confianza que disponían de información privada para la empresa. Es por tanto una de las características de las personas que se dedican o quieren dedicarse a esta profesión, como secretaria o asistente a la dirección,  la prudencia, la capacidad de guardar información.

Si piensas que puede ser una profesión para tí, descubrirás que podrás acceder a un sector en crecimiento con grandes posibilidades de futuro dentro del área Empresarial.

Entre las conclusiones del estudio realizado por la empresa de servicios Secretaria Plus y la Federación Nacional de Asociaciones de Secretariado de España, destaca que las responsabilidades de las secretarias se están ampliando considerablemente y muchas de sus nuevas funciones están relacionadas con tareas fundamentales de ayuda al directivo, desde gestionar proyectos específicos hasta optimizar el uso de las nuevas tecnologías.

Las  funciones más representativas de la secretaria/asistente son las siguientes:

  1. Principalmente es el nexo de unión entre la dirección de un departamento o una empresa y toda su actividad formal.
  2. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
  3. Buscar información a través de internet y gestionar el e-mail.
  4. Gestionar el archivo, su organización y mantenimiento. En soporte convencional e informático.
  5. Filtrar llamadas.
  6. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
  7. Comunicación interna y externa, oral y escrita, en lengua propia y/o extranjera.
  8. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes, así como eventos empresariales.

Para encontrar trabajo como secretaria y/o asistente a la dirección  se requiere experiencia, una sólida formación en técnicas de secretariado, un excelente dominio de varios idiomas y una disponibilidad total. Las profesionales que reúnen este perfil suelen estar bien remuneradas.

¿Qué otras habilidades profesionales debe tener una secretaria / asistente a la dirección de una empresa?

  1. Como decíamos al inicio de este post, una de las habilidades más importantes es ser una persona discreta, prudente. Trabajarás con información confidencial y los directivos depositarán en tí su confianza.
  2. Multifuncionalidad. Ser polivalente. Las tareas son muy diversas.
  3. Dominio de las técnicas de atención telefónica y servicio al cliente.
  4. Conocer y aplicar las normas de protocolo empresarial.
  5. Saber organizar y planificar todo tipo de actos de empresa.
  6. Saber trabajar en equipo.
  7. Alta capacidad de organización para coordinar todas las labores diarias
  8. Tener iniciativa y ser una persona proactiva.
  9. Desarrollar la capacidad de negociación y las dotes comerciales.
  10. Desarrollar habilidades como la empatía, la cortesía o la escucha activa.
  11. Disponibilidad de horario y posibilidad de participar en eventos corporativos o viajes.
  12. Habilidades comunicativas y del lenguaje escrito.

¿Qué titulación se necesita para trabajar como secretaria o asistente a la dirección?

La titulación para trabajar en al área de secretariado o asistencia a la dirección se realiza a través de un ciclo formativo de Formación Profesional, pero actualmente existe un amplio abanico de ofertas de cursos profesionales de Secretariado, presenciales y a distancia, que te permitirán especializarte sin necesidad de disponer de ningún requisito.

Esta formación es muy completa. Toca competencias financieras y administrativas para poder manejar distintos documentos a diario. La comunicación en la empresa y el protocolo son otros de los contenidos troncales de esta formación, además de aprender a manejar con fluidez programas informáticos.

Es muy importante también la atención al cliente, la organización de eventos y el conocimiento de algún idioma, fundamentalmente el inglés.

Salidas laborales

Este profesional ejerce su actividad al lado de uno o más directivos o bien de un equipo de trabajo (departamento, proyecto, grupo, etc.) en un contexto de creciente internacionalización. Tiene un papel básicamente interpersonal, organizacional y administrativo que puede desarrollarse en todo tipo de organizaciones (empresas nacionales o internacionales, asociaciones, agencias gubernamentales, entidades del sector público o privado, domésticas o internacionales) que dan cabida a este tipo de profesional.

Si lo tienes claro y quieres desarrollarte profesionalmente como Secretaria o Asistente a la Dirección infórmate sin compromiso de nuestros cursos de Secretariado o Asistencia a la Dirección, así como el curso de preparación para la titulación oficial de FP en Técnico Superior de Asistencia a la Dirección. ¡Te esperamos en Activatres!